COLUMNロジザード ノウハウ EC・物流コラム

物流やEC(ネットショップ)、在庫管理に関連したロジザードのオリジナルコラムです。
在庫管理の基本的な方法から効率化するポイントをロジザードのノウハウ、ロジザードの視点でご紹介します。

2016/11/22 在庫管理

エクセル在庫管理のメリットと問題点とは。WMS比較に見るエクセル管理

最終更新日:2021年9月13日

エクセル在庫管理.png

エクセルで在庫管理をするメリット

エクセルは加工が簡単な表計算ソフトウェアで、企業の多くがPC端末にインストールしています。
メリットはずばりここにあり、無料で使えること、皆さんが使い慣れていることだと思います。そのため、インターネット上で出回っているエクセルのテンプレート(雛形・フォーマット)を元に在庫管理を行っている物流・倉庫現場は少なくないでしょう。VBAや関数を駆使して本格的な在庫管理シートを作って管理している現場もあると思います。
しかしながら、エクセル管理には限界があります。

エクセル在庫管理の問題点

問題点1 作業履歴の保存・管理

エクセルで作る在庫管理表には作業履歴を残さないケースが多いです。VBA上級者であれば条件次第でエクセル在庫管理表に履歴データを残すことも可能ですが、複雑なマクロが組まれたエクセルシートは動作が重い、また、データが壊れることもあるという大きな欠点があります。

問題点2 属人的運用

管理表を作成した担当者固有のスキルに頼ることが多くなります。在庫管理表に限らず、シートに組まれた関数などの計算式・数式やマクロが担当者の退職により一切わからなくなる、という問題が起こります。エクセルによる在庫管理は属人的であるといえます。

問題点3 データ共有

エクセルによる管理表では情報の共有形式を取らないケースが多いです。もちろん、Excel2007以降においてもエクセルシートのサーバ上における共有はできるのですが、テーブル機能を含む場合はシートの共有機能を使うことができません。(オフィス365のサービスを利用する場合は可能。)そのため、在庫管理表を1つの端末で開いている時に別の端末からは更新できない、という問題点があります。 共有・更新が困難な上、在庫状況をリアルタイムで確認できない、ということです。

在庫管理比較:エクセル VS WMS(倉庫管理システム)

エクセルに限界を感じてくると、システム化を検討すると思います。「在庫管理システム」と検索すると、基幹システムや受注管理システムを含めてさまざまなシステムが出てくると思いますが、実在庫管理をする場合はWMS(倉庫管理システム)です。システムにはオンプレミス型とクラウド型がありますが、最近ではクラウド型が主流になってきました。そこで、クラウド型WMSとエクセル管理の比較をしてみたいと思います。

特徴

エクセル

基本は手入力です。数字の打ち間違え、入力セルの間違い、入力や修正のし忘れといった人為ミスが起こってしまいがちです。また、履歴が残せないため、責任問題を鑑みて社員のみが操作をします。

WMS

商品のバーコードと無線HTで作業をします。何か間違いがある場合はシステムが判断し、アラートを出す仕組みがあるため、ミスをしたまま次に進むことを防ぎます。権限設定も可能なため、社員もスタッフも操作が可能です。

入出荷登録

エクセル

有線のハンディターミナルをつけて予め予定データを取り込みは可能ですが、エクセルを見ながら操作するため、検品作業に集中できません。

WMS

入出荷それぞれが予定データはインポートが可能で、予定データと合っているかシステムが確認をしながらリアルタイムに在庫計上が可能です。

在庫確認・共有

エクセル

物理的に離れた複数拠点、複数人での共有は難しいです。

WMS

クラウドサービスのため、ネットの環境さえあればリアルタイムに在庫確認が可能です。

在庫調整

エクセル

誰がいつどのような理由で在庫調整をしたかの履歴が追えません。

WMS

理由のマスタ化が可能、後日どのような理由が多い、といった傾向を確認できます。

履歴

エクセル

登録機能を持たせることは可能ですが、履歴データは多いため、動作が重くなり定期的なメンテナンスが必要です。

WMS

出荷情報から操作履歴を確認することができます。何かミスが起きてしまった時の調査データとして役立ちます。

操作性

エクセル

一般的な機能を使うだけなら問題ありませんが、関数など複雑な機能を使うことで使える方が限られてきます。

WMS

ロジザードZEROは新人のアルバイトの方でも初日から使える、といったお声を頂いています。

サポート

エクセル

詳しい方が退職された場合、在庫管理シート自体が使えなくなるというリスクもありまう。

WMS

カスタマーサポートがあるWMSがほとんどです。ロジザードZEROの場合は、365日メール・電話で受け付けております。

wmsvsexcel.png

アクセス在庫管理の問題点

アクセスで在庫管理表を作成することにより、上記で挙げたいくつかの問題点は解決できます。しかし、ますます上記「問題点2」に挙げた属人的傾向は強まるといえるでしょう。 アクセスに何か問題が起きた際、対応できる担当者がいないことで出荷を止める必要がでてくるかもしれません。

ロジザードスタッフより

クラウドWMS(倉庫管理システム)「ロジザードZERO」のお問い合わせをいただきお話しをお伺いすると、在庫管理にエクセルやアクセスを使用しているお客様はまだまだいらっしゃいます。 ご相談内容をお伺いするなかで、やはり1番の問題は属人的な運用です。担当者の方が退職されて「下手にいじれない」、「使っていない機能がある」、「バックアップの取り方を引き継いでいないため、重くなってしまって動かない」、ということもよく聞きます。

クラウドサービスによる在庫管理がおすすめの理由

データ保持期間に注意が必要ですが、基本的な業務に必要なデータは契約元のサーバーで保管されます。問題が起きた場合はサポートがついているので、属人化になりにくく、365日の保守・サポートがあるサービスを選べば、専門的な知識を持つ必要もありません。
さらに、データ入力が手打ちの場合が多いエクセル・アクセス管理に比べ、在庫管理システムではハンディターミナルを使用した運用で自動的にデータが作成・蓄積されていきます。打ち間違いなどの人的ミスを削減することができ、データの正確化もはかることができます。

ぜひこの機会に在庫管理システムを検討してみませんか。

ロジザードスタッフより

クラウドWMS(倉庫管理システム)「ロジザードZERO」では、無線のハンディターミナルを用いて作業をしていただきます。無線の良いところは、PC端末が無くても作業ができる点、常に作業したデータが蓄積されていく点です。無線ハンディを利用してリアルタイムに物の位置と数量、状態を確定していくことが本質です。
WMSには入荷・出荷・保管といった基本的な作業に必要な機能が盛り込まれているため、この点でも属人化を防ぐことに繋がります。使いやすい・わかりやすいWMSを導入することで、急なスタッフの増員にもすぐに対応できます。また、専任サポートチームが365日メール・電話対応していることはロジザードが長期にわたり支持される理由の一つです。

もし物流業務を委託している場合は、委託先の倉庫様へのご提案が可能です。委託先の倉庫様にてWMSのような在庫管理システムを導入していない場合はご相談ください。物流のアウトソーシングをご検討の段階でしたら、ロジザードZEROをすでに導入されている物流倉庫様のご紹介も可能です。ご興味のある方は完全無料の倉庫紹介サービス「ロジザード・マッチン」の利用をご検討ください。