2020年6月17日にロジザード主催で「在宅勤務」をテーマとして公開型の情報交換会を行いました。
新型コロナウイルスの影響で、在宅勤務を検討、実施した企業様が多いと思います。初めての緊急事態宣言の対応に追われる中、ECベンダー企業である5社がどのように在宅勤務を導入したのか。その段階や準備をしたこと、実施する中で気づいたことを共有する様子をFacebookでライブ配信しました。
皆さまにもご覧いただくことで、第2波が発生した際に備えることができる他、働き方改革のアイディアになるのでは、と少しでも役に立ちたいという想いで集まりました。こちらのコラムではパネルディスカッションの内容をまとめてご紹介いたします。

概要

タイトル：公開！情報交換会　『在宅勤務、どうやった？』ECベンダー5社のコロナ対応
日時：2020年6月17日(水)　17:30～18:30　※19:15まで延長
会場：オンライン (Facebookライブ配信)
主催：ロジザード株式会社
参加費：無料

登壇者（順不同）：
株式会社Dai 取締役 B2BソリューションDiv. マネージャー　鵜飼 智史氏(以下 Dai鵜飼氏)
GMOメイクショップ株式会社 eコマースソリューショングループ部長　笹崎 淳史氏(以下 GMOメイクショップ笹崎氏)
株式会社アイル CROSSMALL2課 課長　尾崎 一索氏(以下 アイル尾崎氏)
ロジザード株式会社 執行役員営業部部長　亀田 尚克(以下 ロジザード亀田)

ファシリテーター：
株式会社トークロア 代表取締役社長　伊藤 良氏(以下トークロア伊藤氏)

ディスカッションテーマ：
1） 緊急事態宣言中、解除後の勤務体制について
2） 就業時間管理、進捗管理のような「管理」について
3） セキュリティや情報管理について
4） チーム内のコミュニケーションとモチベーション
5） お客様に関するサポート対応について

緊急事態宣言中、解除後の勤務体制について

ピーク時の体制はほぼ100％在宅勤務に移行

新型コロナウイルス感染症拡大により緊急事態宣言が発令、4月7日から埼玉、千葉、東京、神奈川、大阪、兵庫、福岡の7都府県、16日から全国へと拡大しました。
今回登壇した5社は緊急事態宣言が発令される前から在宅勤務を推奨、発令された際はほぼ(※)100％の社員が在宅勤務の体制をとりました。

緊急事態宣言が解除された現在でも、在宅勤務を推奨しています。長期化することが想定されるため、今後も在宅勤務と出社勤務をハイブリッドに取り入れることを前向きに検討しているようです。
「前から通勤時間に疑問を持っていた。」「オフィスに行く必要があるのか？でも全くないと困る。」「今まで行っていた理由は？」と、オフィスが何のためにあるのか改めて考える機会になったと言います。

※「ほぼ」というのは、実際は100％の在宅勤務を毎日続けることは難しく、郵送物の確認や契約書等の必要資料の押印等、一部管理部門が交代制で出社をしていた、という背景があります。

就業時間管理、進捗管理のような「管理」について

「信じること」が大事！

活動の様子が見えない中での就業管理、どうしているのか皆さん気になるところかと思います。ここは在宅勤務前からの企業の体質によるかもしれません。履歴を残し管理する文化があったかどうかです。
ただし、部署によっても管理・評価方法は異なります。例えば、コミュニケーションの必要な営業部はSFA(営業支援システム)、サポートはCTI(電話とコンピュータの統合システム)、などもとからツールを導入してログ管理、過程も大事にする部署もあれば、企画・開発部門のように成果物から判断される部署があります。そこで、アイル尾崎氏は朝礼や終礼のようなチームミーティングとは別に、1on1の個別面談をすることで進捗状況を確認する時間を設けているとのことでした。

いずれにしても、「性善説」、信じるしかない、ここは出社勤務でも在宅勤務でもいえること、と5社が声をそろえました。

セキュリティや情報管理について

ツールの選定が重要

登壇した各社、多くの個人情報を取り扱うクラウドサービスのため、セキュリティの話はユーザー様も注目されていたかもしれません。
22,000店のユーザーを持つ、ECカートを提供するGMOメイクショップでは数年前からすべてのPCの操作履歴を残せるシステムを導入、個人情報らしきファイルを検知するツールがあり、PCに個人情報を保管すること自体をNGとしていると笹崎氏は話します。

他4社もセキュリティを確保するための取り組みを事前に備えており、今後ますますツールの選定が重要となるといいます。企業によっては、ISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)を取得しており、新しいツール選定の際審査が必要となるため、簡単に導入できない体制がすでに整えられています。

チーム内のコミュニケーションとモチベーション

チームの士気を保つには意識的な声がけが利く！

社内のコミュニケーションをはかるのにオンライン会議サービスを活用して、朝礼や終礼、個別ミーティングを実施、普段よりも打ち合わせを多く設定した企業がほとんどです。アイル尾崎氏は、ただ当日の話をするだけではなく、新たな発見やよかったことを共有し合う時間にした、と話します。

ここで在宅勤務中に悩んだこととして、3つ例が上がりました。1つめはDai鵜飼氏より、この状況を「不安」に感じている社員の方々のケアについてです。特に不安を抱いている社員の方へは「大丈夫？何かあったら言ってね！」といった声がけを意識的にしていたそうです。
2つめはGMOメイクショップ笹崎氏から上がった「在宅勤務ストレス」です。社内にいるときと環境が異なるため、集中できない、イライラする、といったストレスを感じる社員の方々も一定数いらっしゃると思います。そこでオンライン飲み会を開いて発散の場を提供したそうです。
最後はロジザード亀田より「新入社員の教育」です。関係性ができあがっていないまま在宅勤務、教育をすることの苦労をお話しました。ここはなかなか解決が難しいようです。

お客様に関するサポート対応について

在宅勤務でも継続できるサポート体制を

緊急事態宣言時は電話サポートを一時停止します、という案内を出している企業様が多かったように見受けられました。クラウドサービスを提供する登壇した各社ではクラウドベースの電話を振り分けるツールを使用していたことで、緊急事態宣言前と変わらないサポートを提供することができた、と話します。
ここ数年でツールを導入した企業が多く、震災、オリンピック、産休明けの復帰の準備を理由に体制構築、検討したことを機に「在宅訓練」を行ってきた企業もあります。
今まで良い評価を頂いてきたサポート体制を維持したかった、ユーザー様も不安な中で仕事をされている、サポート体制だけはくずすな、と各社一番力の入るテーマとなりました。

最後に

今回の緊急事態宣言により、オフィス、仕事、チーム、コミュニケーションについて改めて考えた企業様は多いのではないでしょうか。
在宅勤務の対応は、一過性のものではなく、働き方の新たな選択肢の１つとして前向きにとらえることが重要であり、今回のパネルディスカッションの情報が少しでもお役に立てると嬉しいです。

最後に、ECを支える企業として、物流業などのインフラ業に携わるエッセンシャル・ワーカーの方、簡単に在宅勤務ができない方たちへの「感謝」をお伝えし、終わりとさせていただきます。

登壇企業様のサービス紹介

株式会社Dai　BtoB-ECプラットフォーム「Bカート（ビーカート）」

「Bカート」は、運営実績No.1（日本ネット経済新聞調べ）導入企業800社、発注企業30万社が利用するBtoB-ECプラットフォーム。 SMB（中堅・中小企業）のメーカーや商社を中心に、電話やFAX・対面営業などのアナログなBtoBの受発注業務をEC化するクラウドサービスです。
無料トライアル　お申込みフォーム：https://bcart.jp/trial/

GMOメイクショップ株式会社　ネットショップシステム「MakeShop（メイクショップ)」

「MakeShop」は22,000店舗の導入実績で、ECサイト構築・運営・集客など業界最多の700機能を搭載。 流通総額1,734億円で8年連続No.1のネットショップシステムです。BtoC向けのECサイト、BtoB向けの受注システムと両方対応可能です。 中～大規模ECサイト向けに低コストで柔軟なカスタマイズにも対応可能な「MakeShopエンタープライズ」も提供しております。
無料体験　お申込みフォーム：https://www.makeshop.jp/main/reseller/reseller_regist.html?reseller_id=19518611

株式会社アイル　ECバックヤードサポートツール「CROSS MALL（クロスモール）」

「CROSS MALL（クロスモール）」は楽天・Yahoo!・Amazon・MakeShopなど複数ネットショップ・ECの多店舗展開用のバックヤードサポートツール。在庫管理・商品登録・受注管理・発注/仕入管理のクラウドサービスです。導入からサービス稼働まで専任のサポート担当がバックアップします。
オンラインデモ体験　お申し込みフォーム：https://cross-mall.jp/online/

株式会社トークロア

EC黎明期である2000年から大手企業でECに携わる。その後、ベンチャー企業4社の幹部として広範囲の実務と事業の成長に伴う様々な課題を経験する。前職の通販物流企業では営業責任者として年商10倍までの道筋を作る。アドバイザーとして独立し6年経った現在では事業参謀として新規サービスの開発、マーケティング、業務体制構築など種々多様な50以上のプロジェクトに携わっており、ハンズオンの支援に定評がある。

ロジザード株式会社　クラウドWMS(倉庫管理システム)「ロジザードZERO（ゼロ）」

ロジザードはクラウドでの在庫管理、在庫情報の活用を推進しています。クラウドWMS(倉庫管理システム)「ロジザードZERO」はトップシェアを誇ります。「柔軟性・汎用性・拡張性」のあるWMSとして、パッケージで提供しており、様々な商材、BtoB、BtoC、混合形態に対応しております。
お問い合わせフォーム：https://www.logizard-zero.com/contact/